Электронная медицинская карта в частной клинике

Что изменилось в 2026 году

Новый порядок утвердил приказ Минздрава № 209н от 25 марта 2026 года. Он вступил в силу 1 сентября 2026 года. Прежний приказ № 947н утратил силу.

Для клиники это значит одно. Электронная медицинская карта (ЭМК) законна без бумажной копии. Нужно соблюдать требования к подписи, регистрации и хранению.

Бумага или электронный вид

Документы ведут в электронном виде без дублирования на бумаге. Исключение одно. Пациент или его представитель написал заявление о бумажной форме (пункт 2).

Значит, в клинике нужен простой процесс для таких заявлений. Администратор принимает заявление и отмечает его в МИС. Врачи видят отметку и распечатывают документы этого пациента.

Кто и как подписывает

Документ подписывает работник, который его составил (пункт 9). Нужна усиленная квалифицированная электронная подпись, УКЭП. Когда над документом работали несколько специалистов, подпись ставит каждый (пункт 11).

Бывает, что бумажный вариант документа заверяют печатью. Тогда нужна ещё подпись руководителя или уполномоченного лица (пункт 12). Для простых записей хватит любого вида электронной подписи. Речь о записях без подписи врача и печати на бумаге (пункт 13).

Для клиники отсюда три задачи:

• выпустить УКЭП каждому врачу, который ведёт документы;
• следить за сроками сертификатов;
• настроить в МИС подпись по ролям: врач, руководитель, несколько авторов.

Регистрация в РЭМД

Часть документов регистрируют в реестре электронных медицинских документов, РЭМД. Срок: один рабочий день с момента формирования (пункт 16).

Исправить зарегистрированный документ просто так нельзя. Исправление оформляют новой версией, её регистрируют отдельно (пункт 18). Про подключение к реестрам подробно в статье ЕГИСЗ для частной клиники.

1. Протоколврач заполняет шаблон приёмаМИС
2. Подписьврач подписывает УКЭПМИС
3. Регистрациясведения уходят в РЭМДЕГИСЗ
4. Исправлениеновая версия, новая регистрацияМИС
5. Хранениевсе версии и подписи в архивеМИС

Хранение и копии

Порядок требует резервного копирования, восстановления и записи действий с документами (пункт 20). Электронный документ хранят не меньше срока для бумажного аналога. Сохраняют все версии документа и подписи к ним (пункты 21 и 22).

Бумажные документы разрешено перевести в электронный вид сканированием (пункт 23).

Бумажную копию по просьбе пациента клиника делает за свой счёт. На копии ставят отметку об электронной подписи и данные сертификата (пункты 25-31).

Отсюда вопросы к МИС:

• где хранятся документы и их версии;
• как часто делается резервная копия и кто проверяет восстановление;
• ведётся ли журнал действий: кто открыл, изменил, подписал;
• печатает ли МИС копию с отметкой о подписи.

1С:Медицина

Что проверить в МИС

• Шаблоны протоколов под ваши виды приёмов
• Подпись УКЭП врачом и руководителем
• Подпись документа несколькими авторами
• Отправка нужных видов СЭМД в РЭМД
• Версии документов и журнал действий
• Резервное копирование с проверкой восстановления
• Печать копии с отметкой об электронной подписи
• Отметка о заявлении пациента на бумажную форму

Когда МИС закрывает не все пункты, путей два. Обновить конфигурацию или модуль у вендора. Или сменить систему, об этом статья Как сменить МИС.

Документы из других систем

ЭМК собирает данные не только от врачей. В неё попадают результаты лаборатории, снимки, заключения внешних специалистов. Каждый такой источник подключают к МИС отдельно. Результат анализа должен попадать в карту нужного пациента без ручного ввода. Ручной перенос даёт ошибки. Не тот пациент, не та дата, пропущенный показатель в бланке анализа.

Обмен с лабораторией, архивом снимков или CRM часто требует разработки. Штатных интеграций у МИС бывает мало, а у старых систем их нет. Мы проектируем обмен под вашу МИС и ваши источники данных. Если у МИС нет нужного API, ставим промежуточный сервис. Срок зависит от объёма, считаем после разбора.

С чего начать переход

Начните с инвентаризации. Какие документы клиника ведёт сейчас, в какой форме, кто их подписывает. Обычно список умещается на одной странице.

Дальше по шагам:

1. Выпустить УКЭП врачам, у которых их нет.
2. Настроить шаблоны протоколов в МИС под каждый вид приёма.
3. Описать процесс для пациентов, которые просят бумагу.
4. Назначить ответственного за ошибки регистрации в РЭМД.
5. Проверить восстановление из резервной копии на тестовой базе.

Пятый шаг часто пропускают. Резервная копия без проверки восстановления может оказаться пустой. Проверяйте восстановление хотя бы раз в квартал.

Врачей переводят постепенно. Пример: клиника на 6 врачей. Двое ведут протоколы в МИС, четверо пишут на бумаге и отдают администратору. Переход начинают с двух врачей, которые уже работают в МИС. Остальных подключают по одному, с шаблонами под их приёмы. Нагрузка на поддержку при этом остаётся ровной. Первые недели старший врач проверяет протоколы и правит шаблоны.

Вопросы

Источники

• Приказ Минздрава России от 25.03.2026 № 209н «Об утверждении Порядка организации системы документооборота в сфере охраны здоровья в части ведения медицинской документации в форме электронных документов» (рег. Минюстом 22.04.2026 № 86160)
• Приказ Минздрава России от 07.09.2020 № 947н (утратил силу с 01.09.2026)
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ, статья 18