Программа для психолога: запись и конфиденциальность

От программы для психолога нужны две вещи. Первая: запись, оплата, напоминания. Вторая: защита сведений о клиентах.

С первой справляется почти любой сервис записи. Разница между ними в цене, оплате и каналах напоминаний. Вторая зависит от вашего статуса. У психолога в медицинской организации и частного консультанта разные правила. Ниже разбираем оба случая.

Это обзор для выбора программы. Юридическую оценку своей практики получите у юриста.

Какие законы касаются психолога

Статья 13 323-ФЗ защищает врачебную тайну. Она защищает сведения об обращении за медицинской помощью. А ещё о здоровье и диагнозе. Медицинская деятельность по 323-ФЗ означает оказание медицинской помощи.

Отсюда два случая.

• Психолог или психотерапевт работает в организации с медицинской лицензией. Тогда сведения о пациенте относятся к врачебной тайне. Действуют правила медкарты и ЕГИСЗ.
• Психолог ведёт частную практику как консультант, без медицинской лицензии. Его услуги не оформлены как медицинская помощь. Статья 13 к нему напрямую не применяется.

Во втором случае обязанность беречь сведения не исчезает. Её задаёт закон о персональных данных и договор с клиентом.

В 2025 году в Госдуму внесли законопроект о регулировании психологической деятельности. Его статус проверяйте в системе обеспечения законодательной деятельности Госдумы.

Что говорит 152-ФЗ

Имя, телефон и почта клиента относятся к персональным данным. Заметки о состоянии клиента могут содержать сведения о здоровье и интимной жизни. Статья 10 152-ФЗ относит их к специальным категориям.

Обрабатывать специальные категории можно в случаях, которые перечислены в статье 10. Для частной практики основной случай: письменное согласие клиента. Подготовьте его текст вместе с юристом.

Есть ещё правило о месте хранения. Есть часть 5 статьи 18. Она требует вести базы с данными граждан России в России. Исключения перечислены в законе. Поэтому зарубежные календари, заметочники и облака для базы клиентов не подходят.

• Письменное согласие на обработку данных, включая особые категории
• Программа хранит данные на серверах в России
• Заметки по сессиям закрыты отдельным паролем или правами
• Напоминания без подробностей о теме встреч
• Доступ к базе есть только у психолога и того, кому он нужен
• Резервная копия хранится в России

Что нужно от программы

Для частной практики хватает базового набора.

• онлайн-запись по свободным окнам;
• предоплата или оплата после встречи по ссылке;
• напоминания клиенту за сутки и за час;
• ссылка на видеовстречу для онлайн-сессий;
• карточка клиента с историей встреч;
• заметки с ограниченным доступом.

Сервисы онлайн-записи для услуг закрывают запись, оплату и напоминания. Заметки по сессиям в них часто хранятся рядом с карточкой. Проверьте, кто из сотрудников сервиса их видит и где стоят серверы.

Отдельно настройте правила отмены. Допустим, вы берёте предоплату и удерживаете её при поздней отмене. Тогда программа должна показывать клиенту эти правила при записи. Те же правила стоит прописать в договоре или оферте. И списывать или возвращать оплату по ним без ручных расчётов.

Напоминания без лишних подробностей

Напоминание видят не только клиенты. Телефон лежит на столе, уведомление читают близкие. В тексте не должно быть темы встречи и слова «терапия».

Пример текста: «Встреча завтра в 18:00. Ссылка на подключение придёт за час. Перенести: ответьте на это сообщение».

Каналы: мессенджер MAX, Telegram, SMS, почта. Про риски WhatsApp для персональных данных в статье WhatsApp и 152-ФЗ.

Переписка и видеосвязь

Клиенты пишут психологу между встречами. Часто в личный мессенджер на телефоне. В такой переписке те же сведения, что и в заметках.

Простое правило: отдельный рабочий номер и рабочий аккаунт. Личный телефон не смешивается с практикой. При смене телефона переписка остаётся в рабочем аккаунте.

Для видеосессий выбирайте сервис с серверами в России. Ссылку на встречу генерируйте для каждой сессии. Постоянная ссылка, которую знают все клиенты, приводит к случайным подключениям чужих людей.

Если клиент присылает документы, выписки или результаты обследований, храните их в программе. Скачанные файлы в папке «Загрузки» потом трудно найти и удалить.

Центр с несколькими психологами

В центре задачи сложнее. Администратор распределяет клиентов. Психологи ведут свои расписания. Руководитель смотрит загрузку и оплаты.

1. Заявкаклиент оставил запросСайт или мессенджер
2. Подборадминистратор выбрал специалистаCRM
3. Записьвремя и формат встречиСервис записи
4. Оплатапредоплата по ссылкеКасса
5. Встречазаметки видит только психологПрограмма центра

Главная настройка здесь: права доступа. Администратор видит расписание, оплаты и контакты. Заметки по сессиям видит только психолог клиента. Руководителю хватает загрузки и выручки без содержания встреч.

Если центр работает по медицинской лицензии, ему нужна МИС. Тогда заметки становятся частью медкарты, а сведения подпадают под врачебную тайну.

Стандартные модули обмена сервисов записи с CRM передают контакты и время. Разграничение доступа к заметкам и оплаты по пакетам встреч обычно настраивают отдельно. Такой обмен мы проектируем под центр после разбора.

Вопросы

Источники

• 323-ФЗ, статья 13. Соблюдение врачебной тайны
• 323-ФЗ, статья 2. Основные понятия
• 152-ФЗ, статья 10. Специальные категории персональных данных
• 152-ФЗ, статья 18. Обязанности оператора при сборе персональных данных
• Система обеспечения законодательной деятельности Госдумы