Виджет МИС ставится быстро и показывает реальные слоты. Своя форма гибче, но без связи с МИС это просто заявка. Сеть с несколькими МИС обычно приходит к своей форме на общем сервисе.
Три способа записи с сайта
Онлайн-запись на сайте бывает трёх видов. Разница в том, что видит пациент и куда попадает запись.
- Форма заявки. Пациент оставляет имя и телефон. Администратор перезванивает и записывает.
- Виджет МИС. Пациент видит свободное время врачей и сам выбирает слот.
- Своя форма с расписанием. Сайт берёт свободные слоты из МИС через интеграцию.
Ни один вариант не лучший для всех. Выбор зависит от МИС, числа филиалов и того, как вы считаете рекламу.
Форма заявки
Самый простой вариант. Форма есть на любом конструкторе сайтов. Заявка приходит на почту, в CRM или в мессенджер администратора.
Минус в задержке. Человек оставил телефон и ждёт звонка. Если администратор перезвонил через час, пациент уже записался в соседнюю клинику. Ещё минус: пациент не видит свободное время и не может выбрать сам.
Заявочная форма подходит, когда приём требует разговора. Например, первичная консультация хирурга или сложное протезирование. Тут администратор всё равно уточняет детали.
Виджет МИС
Многие МИС дают готовый виджет записи. Код вставляют на сайт, и пациент видит расписание. Запись сразу попадает в МИС.
Плюсы виджета понятны. Слоты берутся из МИС, двойной записи не будет. Пациент записывается ночью, без администратора. Подключение занимает немного времени.
Минусы видны позже:
- внешний вид настраивается в узких пределах, виджет выглядит чужим на сайте;
- в CRM запись попадает только при отдельной интеграции;
- метки рекламы часто не передаются, источник пациента не виден;
- в сети с разными МИС у каждого филиала свой виджет.
Виджет МИС
- Ставится быстро, код от вендора
- Дизайн в рамках настроек вендора
- Метки рекламы часто не передаёт
- Один виджет на одну МИС
Своя форма с расписанием
- Нужна разработка и интеграция с МИС
- Дизайн под сайт клиники
- Метки уходят в CRM вместе с записью
- Одна форма на всю сеть
Своя форма с расписанием МИС
Сайт показывает свободные слоты из МИС в своём дизайне. Пациент выбирает врача и время. Запись создаётся в МИС, сделка в CRM, пациенту уходит подтверждение.
Такой вариант требует интеграции. Нужен доступ к расписанию МИС. Подойдёт API, если он есть. Если нет, ставим отдельный сервис рядом с МИС. Мы делаем такой сервис-прослойку между сайтом, МИС и CRM. Он отдаёт сайту слоты и создаёт запись во всех системах.
- Сайтпациент выбрал врача и времяформа клиники
- Проверкаслот ещё свободенМИС
- Записьвизит в расписанииМИС
- Сделкаисточник и метки рекламыCRM
- Подтверждениедата, врач, адресMAX или SMS
Своя форма окупается в двух случаях. Первый: у клиники несколько филиалов на разных МИС. Второй: клиника считает рекламу до денег и ей нужны метки в CRM. Про связь рекламы и выручки читайте в статье сквозная аналитика.
Что проверить перед запуском
Сбои в онлайн-записи часто случаются из-за мелочей. Бывает так: слот открыт, а врач в этот день на конференции. Или запись прошла, но администратор о ней не знает. Пройдите по списку до запуска.
- Расписание в МИС заполнено минимум на две недели вперёд
- Услуги для онлайн-записи выбраны, сложные приёмы исключены
- Длительность приёма в МИС совпадает с реальной
- Пациенту приходит подтверждение и напоминание
- Запись с сайта видна в CRM с источником
- На форме есть согласие на обработку персональных данных
Отдельно решите, какие услуги открывать. Первичный осмотр и гигиену пациенты записывают сами без проблем. Имплантацию и хирургию лучше оставить через заявку. Там администратор уточняет детали и готовит пациента.
Что считать после запуска
Через месяц посмотрите цифры. Сколько записей пришло с сайта. Какая доля из них дошла до приёма. Сколько записей отменили или перенесли.
Сравните онлайн-записи с записями по телефону. Неявок с сайта иногда больше. Человек записался ночью и наутро забыл. Здесь помогает подтверждение сразу после записи и напоминание за сутки. Схему напоминаний разобрали в статье как снизить неявки.
Смотрите и на брошенные записи. Пациент открыл форму, выбрал врача и ушёл. Частая причина: нет удобного времени на ближайшую неделю. Тогда откройте больше слотов или добавьте лист ожидания.
Персональные данные на форме
Форма собирает имя и телефон. Это персональные данные по 152-ФЗ. Клиника публикует политику обработки данных и берёт согласие пациента.
Требования к форме согласия меняются. Уточните их в актуальной редакции закона вместе с юристом. Не прячьте согласие в мелкий текст под кнопкой.
Ещё один момент: куда уходят данные с формы. Заявки на личную почту администратора создают риск. Личный мессенджер тоже. Лучше настроить передачу прямо в CRM или МИС.
Как выбрать
Решайте по трём вопросам. Сколько у вас филиалов и МИС. Нужен ли источник пациента в CRM. Какой дизайн сайта вас устроит.
Пример: одна стоматология, одна МИС, реклама только на картах. Тут хватит виджета МИС. Пример второй: сеть из четырёх клиник на двух МИС. Реклама идёт в нескольких каналах. Тут нужна своя форма на общем сервисе.
Срок зависит от объёма, считаем после разбора. Если хотите понять, какой вариант подходит вашей клинике, запишитесь на разбор.
Онлайн-запись работает, когда пациент видит реальное время и получает подтверждение. Остальное решают аналитика и число МИС в клинике.
Вопросы
Есть ли онлайн-запись у моей МИС?
Модуль онлайн-записи есть во многих МИС, но условия разные. Где-то он входит в тариф, где-то оплачивается отдельно. Уточните у вендора.
Можно ли записываться не только с сайта?
Да. Те же слоты можно отдавать боту в Telegram и MAX. Подробнее в статье чат-бот для записи.
Что будет при двойной записи на один слот?
Перед созданием записи форма заново проверяет слот в МИС. Если слот заняли, пациент видит другое время.
Нужна ли CRM для онлайн-записи?
Для записи нет. CRM нужна, чтобы видеть источник пациента и ставить задачи администраторам.
Как форма выглядит на телефоне?
Многие пациенты записываются со смартфона. Проверьте форму на телефоне до запуска. Выбор врача, даты и времени должен умещаться в три экрана. Кнопка записи должна быть видна без прокрутки вбок.
Источники
Разберём вашу клинику
Посмотрим МИС, CRM, телефонию и путь заявки. Скажем, какую интеграцию делать первой.
