Учёт материалов в стоматологии

Материалы списывают по нормам. На каждую услугу заводят технологическую карту. В ней материалы и их количество. Врач закрывает приём в МИС, и материалы списываются со склада кабинета.

Раз в месяц делают инвентаризацию. Разница между нормой и фактом показывает перерасход. Его разбирают по врачам и услугам. Заодно клиника получает себестоимость каждой услуги по материалам. Она нужна для прайса и для зарплаты врачей.

Как обычно ведут учёт

В небольших клиниках встречаются три подхода.

• ассистент записывает расход в тетрадь, потом кто-то переносит в программу;
• материалы списывают раз в месяц по остаткам: сколько было минус сколько осталось;
• склад ведут в бухгалтерии отдельно от МИС, без связи с услугами.

У всех трёх подходов общий результат. Себестоимость услуги неизвестна. Перерасход видно только как общую сумму за месяц.

Технологическая карта услуги

Технологическая карта перечисляет материалы на одну услугу. Её составляет главврач или старший врач по направлению вместе с ассистентами.

Пример: карта на пломбу из композита. Анестетик, карпула. Коффердам. Адгезив. Композит в граммах. Полировочные диски. Перчатки и маски для врача и ассистента.

Карты лучше составлять по фактическому расходу. Возьмите 10-20 одинаковых приёмов и посчитайте средний расход. Нормы с потолка дают постоянные расхождения.

У одной услуги бывает несколько вариантов карты. Пломба на жевательный зуб требует больше композита, чем на передний. Вариант врач выбирает при закрытии приёма.

Расходники общего назначения в карту не включают. Салфетки, дезинфекция, бахилы списывают раз в месяц на кабинет. Иначе карты становятся слишком длинными.

Карты пересматривают, когда меняется материал или методика. Ответственного за карты назначают приказом.

Как работает списание в МИС

У многих стоматологических МИС есть складской модуль. Он списывает материалы по технологической карте, когда врач отмечает услугу выполненной.

1. Приходнакладная поставщика, серия, срокСклад МИС
2. Перемещениесо склада в кабинетСклад МИС
3. Приёмврач закрывает услугуМИС
4. Списаниематериалы по карте услугиСклад МИС
5. Сверкаинвентаризация раз в месяцСклад МИС
6. Бухгалтерияобороты и остатки1С

Склад кабинета нужен отдельно от общего склада. Так видно, в каком кабинете перерасход.

Если врач использовал больше материала, он правит количество при закрытии приёма. Это правило стоит закрепить. Иначе нормы и факт расходятся, и отчёт показывает неверные цифры.

Отчёты по перерасходу

Раз в месяц сравнивают три цифры. Расход по норме, расход по инвентаризации и разницу.

Большой перерасход у одного врача не всегда значит потери. Причины бывают разные: сложные случаи, другая методика, ошибка в карте. Разбирайте цифры вместе с врачом.

Учёт материалов связан с зарплатой. Если зарплату врача считают от выручки минус материалы, нормы должны быть честными. Про схемы оплаты в статье как считать зарплату врача.

Связь МИС и 1С

Склад в МИС удобен врачам и администраторам. Бухгалтерия при этом ведёт учёт в 1С. Тогда приход и списание вводят дважды.

Стандартные выгрузки из МИС в 1С обычно передают оплаты. Иногда ещё документы прихода. Списание по услугам, перемещения по кабинетам и инвентаризация часто остаются вне обмена.

Мы связываем склад МИС с 1С под задачу клиники. Решаем, где главный учёт. Какие документы идут из МИС в 1С. Как сопоставить номенклатуру, если в двух системах материалы названы по-разному. Это особенно заметно в сетях, где у филиалов свои склады. Про отчёты сети в статье учёт сети клиник.

Частые ошибки

Учёт по нормам ломается на мелочах. Вот что встречается чаще всего.

• карты составили один раз и не обновляют после смены материала;
• в справочнике один материал заведён несколько раз под разными названиями;
• единицы измерения разные: в накладной упаковка, в карте штука;
• ассистент берёт материал из соседнего кабинета без перемещения;
• инвентаризацию проводят без закрытия всех приёмов за период.

Единицы измерения настраивают при первом заведении материала. В карточке указывают, сколько штук или граммов в упаковке. Тогда приход идёт упаковками, а списание штуками, и остаток считается верно.

Дубли в справочнике чистят до запуска списания. Иначе остаток одного материала раскладывается на две-три позиции. Отчёт по перерасходу тогда тоже неверный.

Закупки

Когда списание идёт по нормам, остатки в МИС близки к реальным. Тогда можно настроить минимальный остаток для каждого материала.

• остаток опустился ниже минимума, ответственный получает задачу на заказ;
• срок годности подходит к концу, материал попадает в отчёт;
• по каждому поставщику видна история цен.

Для заказа удобен отчёт по среднему расходу за три месяца. По нему видно, сколько материала уходит в неделю. Минимальный остаток ставят с запасом на срок поставки.

• Технологические карты на все частые услуги
• Отдельный склад для каждого кабинета
• Списание при закрытии приёма в МИС
• Правило: врач правит расход при отклонении
• Инвентаризация раз в месяц
• Минимальный остаток для каждого материала

Вопросы